Steigende Flut von Papier und Datenträgern
Im modernen Büro ist das Papier auch heute nicht wegzudenken. Die Vision des digitalen Büros wird schon seit Jahren prophezeit, dennoch zeigt die Realität, dass das Papieraufkommen sogar steigend ist. Selbst wenn Daten digital vorliegen, möchten viele Mitarbeiter aus verschiedensten Gründen nicht auf das Medium Papier verzichten und drucken Unterlagen, E-Mails und Notizen vermehrt aus. Hinzu kommt die steigende Anzahl von Datenträgern die auf kleinstem Raum eine große Anzahl sensibler Daten aufnehmen können.
Für ein Unternehmen besteht die große Herausforderung darin, diese Datenflut fachgerecht und gesetzeskonform zu verwalten und zu entsorgen um sich selbst und seine Kunden zu schützen. Das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) schreibt für die Privatwirtschaft ganz klar vor, was mit personenbezogenen Daten zugeschehen hat. Zu jedem Zeitpunkt müssen die Daten vor unbefugtem Zugriff, Änderung oder Verlust gesichert werden – auch während der Entsorgung. Da vom BDSG nur personenbezogene Daten erfasst werden, müssen alle anderen vertraulichen internen Daten und Dokumente qualifiziert und die entsprechenden Maßnahmen daraus abgeleitet werden.
Sensible Dokumente und Datenträger
Schützenswerte Daten finden sich im Büroalltag überall - Beispiele sind papierene Unterlagen wie Computerausdrucke, Rechnungen, Adresslisten, aber auch handgeschriebene Notizen, wenn sie unternehmensrelevante und schützenswerte Informationen enthalten. Des Weiteren können sich sensible Informationen auf Datenträgern wie Folien, Microfiches oder auf elektronischen Medien wie Festplatten, USB-Sticks, Magnetbändern, Disketten oder CDs/DVDs befinden.
Um nicht zum Opfer von Datendiebstahl zu werden und um Ihre Daten und die Ihrer Kunden zu schützen, müssen alle Arten von Dokumenten erfasst und nach Ihrer Sensibilität und Schutzbedürftigkeit bewertet werden.
Klassifizierung von Daten
Folgende Klassifizierung der Daten ist sinnvoll um geeignete Maßnahmen für Ihre Datensicherheit zu planen:
- Freigegebene Informationen – Alle Informationen die ohne Beschränkungen auch außerhalb des Unternehmens gelesen werden können und von diesem zur Verfügung gestellt werden (Pressemitteilungen, Geschäftsberichte, Internetseite, weitere Publikationen etc.).
| - Unternehmensinterne Informationen – Die Bekanntmachung der Informationen in der Öffentlichkeit kann zu einem Schaden für das Unternehmen oder seine Kunden führen (tägliche Unternehmensinformationen, ausgedruckte E-Mails mit vertraulichen Inhalten, Adresslisten etc.).
| - Vertrauliche Informationen – Die Bekanntgabe von vertraulichen Informationen an unbefugte Dritte kann für ein Unternehmen schwerwiegende Konsequenzen nach sich ziehen. Vertrauliche Informationen sind immer nur einem vorher festgelegten begrenzten Personenkreis bekannt.
| - Geheimzuhaltende Informationen – Die sichere Entsorgung und Verwahrung dieser Informationen ist im Unternehmen kritisch. Eine unbefugte Nutzung oder Bekanntgabe kann dem Unternehmen schweren Schaden zufügen.
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